Politique de protection des renseignements personnels des personnes intervenantes

1. Introduction

Boscoville se préoccupe du respect de votre vie privée et de la protection de vos renseignements personnels.

Dans le cadre de l’utilisation de nos services, Boscoville est susceptible de recueillir et vous êtes susceptibles de communiquer des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

Boscoville se réserve le droit, de modifier cette politique en tout temps. Toute modification sera publiée sur les différentes plateformes web de Boscoville. Votre utilisation des services à la suite de l’affichage des modifications apportées à la politique constitue une acceptation de ces modifications.

La présente politique a pour but d’exposer aux utilisatrices et l’utilisateurs des services offerts par Boscoville les éléments suivants :

• La manière dont sont collectées et traitées leurs données à caractère personnel;
• Quels sont les droits des utilisatrices et utilisateurs concernant ces données;
• Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées;
• À qui ces données sont transmises;
• L’utilisation de fichiers témoins (« cookies ») de Boscoville sur ses sites

 

2. Renseignements personnels

Tout renseignement factuel ou subjectif à propos d’une personne identifiable est considéré comme personnel. Vos renseignements personnels peuvent inclure sans y être limités, nom et prénom, adresse, numéros de téléphone, sexe, adresse électronique, des renseignements sur votre situation familiale, votre mode de vie ou votre santé.

Par contre, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse de son lieu de travail, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

 

3. Notre engagement

Nous avons établi et mis en vigueur des politiques et procédures internes visant à protéger adéquatement les renseignements personnels en notre possession et nous procédons à leur révision sur une base régulière.

Nous sensibilisons nos employées et employés à l’importance de protéger les renseignements personnels en leur exigeant de la formation à ce sujet et en émettant ponctuellement des directives soulignant leur rôle et leurs obligations à cet égard.

 

4. Objectifs de la collecte d’information

Lors de l’utilisation de nos services, nous recueillons vos renseignements personnels et confidentiels seulement afin de nous permettre de vous fournir les services demandés de manière adéquate et personnalisée. Dans tous les cas, la communication de vos renseignements personnels et confidentiels sera assujettie à des obligations de maintien de la confidentialité et du respect des lois applicables.

Les types d’informations personnelles suivants peuvent être collectés, stockés et utilisés :

1. Informations requises pour fins administratives auprès de nos employées, employés ou contractuelles,
2. Informations requises pour notre service des Ressources
3. Pour nous permettre de réaliser nos différents services à l’intérieur de nos
4. Pour nos besoins de communications et promotions de nos services et événements.
5. Informations pour la production des relevés
6. Informations générées lors de l’utilisation de notre site, y compris quand, à quelle fréquence et sous quelles circonstances vous l’utilisez.
7. Des informations contenues dans toutes les communications que vous nous envoyez par courriel ou sur un de nos sites web, y compris leurs contenus et leurs métadonnées.
8. Toute autre information personnelle que vous nous

 

5. Consentement

Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, nous ne communiquerons et ne divulguerons pas vos renseignements personnels à quelques autres tiers sans votre consentement.

En utilisant nos services, vous consentez à la collecte à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels et confidentiels conformément à cette politique.

Votre consentement sera demandé :

• Par une personne représentant notre direction générale pour des fins contractuelles;
• Par une personne représentant notre département des ressources humaines;
• Par le fournisseur de service principal dans les cas où Boscoville agit comme sous-traitant.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informés ou que vous ayez donné votre consentement. De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la loi.

Avant de nous divulguer des informations personnelles concernant une autre personne, vous devez obtenir le consentement de ladite personne en ce qui concerne la divulgation et le traitement de ces informations personnelles selon les termes de cette politique.

 

5.1.     Les renseignements personnels concernant un mineur

Les renseignements personnels concernant une ou un mineur de moins de 14 ans ne seront recueillis auprès de cette personne sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale, de la tutrice ou du tuteur.

 

6. Limites de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation

• Collecte

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

Si vous soumettez des informations personnelles sur un de nos sites web dans le but de les publier, nous les publierons et pourrons utiliser ces informations conformément aux autorisations que vous nous accordez.

 

• Utilisation

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis aux fins suivantes :

• Pour des fins d’administration interne;
• Pour fournir le service demandé;
• Pour répondre à vos demandes d’information;
• Pour améliorer notre offre de service;
• Pour fournir tout autre service complémentaire associé au service demandé;
• Pour répondre aux exigences des lois;
• Pour contrôler la qualité de service à la clientèle et prévenir les erreurs et les cas de

 

• Divulgation

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles à nos employées, employés, conseillères professionnelles, conseillers professionnels, fournisseurs, ou sous-traitants dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire à la fourniture des services demandés et aux fins énoncées dans cette politique.

De façon générale, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels. De manière occasionnelle, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains fournisseurs, agentes ou agents afin de fournir les services que vous nous avez demandés. Dans tous les cas, nous nous conformons aux restrictions et exigences prévues par la loi lorsque nous divulguons vos renseignements personnels et le tout fait l’objet d’une entente écrite et d’une évaluation de sécurité qui démontre que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate et similaire à celle mise en place chez Boscoville.

Vos renseignements personnels ne seront pas communiqués à des tiers autrement que conformément à la présente Politique de confidentialité, sauf tel que la loi l’exige ou l’autorise, ou tel que l’ordonne un tribunal compétent.

Nous pouvons échanger les renseignements recueillis avec nos fournisseurs de services afin de fournir les services applicables, incluant les fins mentionnées ci-après.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.

 

• Évaluation de l’impact

Les évaluations d’impact sur l’utilisation des renseignements personnels sont réalisées avant qu’un renseignement personnel soit utilisé par Boscoville. Lors des transferts sont effectués à l’extérieur du Québec, l’impact sur un tel transfert sera également réalisé.

 

• Transferts internationaux de données

Les informations que nous collectons pour les réseaux sociaux peuvent être stockées, traitées et transférées dans tous les pays dans lesquels Boscoville ou ses sous-traitants offrent leurs services, afin de nous permettre d’utiliser les informations en accord avec cette politique.

Les informations que nous collectons peuvent être transférées dans les pays suivants : les États-Unis d’Amérique et certains pays de l’Union européenne.

Les informations personnelles que vous publiez sur notre site web ou que vous soumettez à la publication peuvent être disponibles, via internet, dans le monde entier. Nous ne pouvons empêcher l’utilisation, bonne ou mauvaise, de ces informations par des tiers.

Vous acceptez expressément le transfert d’informations personnelles décrit dans cette section.

 

7. Informations non personnelles

Nous recueillons automatiquement certaines informations non personnelles à l’aide de programmes d’analyse tiers, pour nous aider à comprendre comment nos visiteuses et visiteurs utilisent les nos services web, mais aucune de ces informations ne permet de vous identifier. Votre adresse IP ainsi que d’autres renseignements pertinents peuvent être utilisés pour pister toute activité frauduleuse ou criminelle, ou encore, toutes activités qui contreviennent aux conditions d’utilisation.

 

8. Localisation

Lorsque votre localisation est nécessaire pour utiliser nos services, votre position est recueillie au travers des services de localisation de votre appareil ou via des services de localisation depuis votre navigateur web, mais seulement si vous l’avez autorisée.

 

9. Fichiers témoins (témoins)

Les services web de Boscoville et affiliés utilisent des fichiers témoins (« cookies »). Les témoins sont de petits fichiers de données inscrits sur la mémoire de votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez un site web ou une application, et ce, dans le but d’accroître votre expérience d’utilisatrice ou d’utilisateur grâce à l’enregistrement de certaines données dans votre ordinateur ou votre appareil. En utilisant les services web de Boscoville, vous consentez à cette utilisation.

 

• Témoins (« cookies ») que nous utilisons sur nos sites web

Nous utilisons les témoins aux fins suivantes :

1. Authentification : Nous pouvons utiliser des témoins pour vous identifier lorsque vous visitez et naviguez sur notre site web et notre Les témoins utilisés à ces fins sont utilisés pour la gestion des connexions et des sessions.
2. Personnalisation : Nous pouvons utiliser des témoins pour stocker des informations sur vos préférences et nous permettre de personnaliser le Service en fonction de vos Les témoins utilisés à ces fins servent à capturer la langue d’utilisation des sites web de Boscoville.

 

• Témoins utilisés par nos fournisseurs de services

Nos fournisseurs de services utilisent des témoins qui peuvent être stockés sur votre ordinateur ou appareil lorsque vous consultez notre site Web.

 

• Gestion des témoins

Il est possible de régler votre navigateur ou votre appareil afin qu’il refuse les témoins ou qu’il les supprime après leur enregistrement. Veuillez consulter la rubrique « Aide » de votre navigateur ou de votre appareil pour obtenir les instructions nécessaires. Il est à noter que

 

la suppression de ces témoins ou le fait de les refuser pourrait nuire à votre expérience d’utilisatrice ou d’utilisateur.

 

10. Exactitude

Nous faisons tout en notre pouvoir pour nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts et complets, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés ou divulgués.

 

11. Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. Nous devons détruire ou anonymiser ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers.

Vos renseignements personnels et confidentiels sont conservés, directement ou par l’entremise de sous-traitants, que pour la durée nécessaire aux fins des services demandés et aux exigences légales et réglementaires applicables. Nous exigeons de nos sous-traitants qu’ils souscrivent aux engagements de confidentialité et qu’ils appliquent des politiques équivalentes à celle-ci. Dans tous les cas, l’accès à vos renseignements personnels et confidentiels est restreint aux personnes pour qui l’accès est requis dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

 

12. Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui se trouvent sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de vous fournir le service demandé. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

Nous adhérons aux principes énoncés par la loi. Nous avons mis en place des politiques et directives, lesquelles assurent une protection de votre vie privée. Notre responsable de la protection des renseignements personnels et de la sécurité des technologies de l’information supervise la présente politique de protection des renseignements personnels ainsi que les différents encadrements de l’entreprise.

Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur les politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

 

13. Mesures de sécurité

 Nous avons mis en œuvre plusieurs mesures de sécurité à l’égard des renseignements personnels et données confidentielles que nous détenons afin de protéger ceux-ci contre la perte, le vol et de prévenir l’accès, la transmission, l’utilisation ou la modification non autorisés de ces renseignements personnels notamment par les mesures suivantes.

 

• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Boscoville procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Cette évaluation documente l’intérêt sérieux et légitime de l’utilisation de renseignements personnels.

 

• Environnements informatiques sécurisés

L’infrastructure et les équipements sont hébergés dans un environnement sécuritaire dans un centre de données situé au Québec, Canada.

L’accès aux services web de Boscoville se fait via un canal de transmission sécurisé par un certificat SSL (HTTPS).

 

• Gestion des accès

Seuls les employés et employées dont les tâches le requièrent ont accès aux renseignements personnels ou confidentiels. Les accès aux données sont journalisés et surveillés.

 

• Formation et sensibilisation

Nos employées, employés et partenaires sont formés et sensibilisés à l’importance de protéger vos renseignements personnels.

 

• Engagement de confidentialité

La signature par nos employées et employés d’un engagement de confidentialité : le non- respect de cet engagement pouvant entraîner des sanctions pouvant aller jusqu’au congédiement.

 

Des audits de sécurité sont réalisés par des firmes spécialisées en sécurité de l’information.

 

• Destruction

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. Nous devons détruire ou anonymiser ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons ou anonymisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction ou d’anonymisation.

 

• Gestion des incidents impliquant un renseignement personnel

Si Boscoville a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est réalisé que celui-ci présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Boscoville informera, avec diligence, la Commission d’accès à l’information ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. Elle peut également aviser toute personne ou tout organismes susceptibles de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas, un registre documentera l’incident pour fins de références.

 

14. Droits des utilisatrices et utilisateurs

• Demande d’accès, de retrait ou de correction

Vous pouvez, sous réserve de toute restriction de nature réglementaire ou contractuelle, consulter faire corriger ou détruire les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de réception de la demande écrite et dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Des frais pourraient toutefois être exigés pour traiter votre demande.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales ou de sécurité.

 

Ces limitations sont décrites dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans le cadre de la loi.

 

• Portabilité des données

L’utilisatrice ou l’utilisateur a le droit de demander la portabilité de ses données personnelles, détenues par Boscoville, vers un autre site.

 

• Limitation et opposition du traitement des données

L’utilisatrice ou l’utilisateur a le droit de demander la limitation ou de s’opposer au traitement de ses données par Boscoville et Boscoville ne peut refuser cette demande sauf à démontrer l’existence de motifs légitimes et impérieux, pouvant prévaloir sur les intérêts et les droits et libertés de l’utilisatrice ou l’utilisateur.

 

• Décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé

L’utilisatrice ou l’utilisateur a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé si la décision produit des effets juridiques le concernant, ou l’affecte de manière significative de façon similaire.

 

15. Demandes, plaintes et questions

Nous nous engageons à répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée.

 

15.1. Coordonnées

Toute demande ou plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessous :

 

Responsable de la protection des renseignements personnels Boscoville

10950, boulevard Perras Montréal (Québec) H1C 1B3 Courriel : [email protected]

Dans le cas où le Responsable de la protection des renseignements personnels de Boscoville décide de ne pas répondre à une demande de l’utilisatrice ou l’utilisateur, et que cette personne souhaite contester la décision, ou, si elle ou il pense qu’il ait porté atteinte à l’un des droits, elle ou il est en droit de saisir la Commission d’accès à l’information du Québec (Commission d’accès à l’information du Québec | (gouv.qc.ca)).

 

16. Révision et approbation

La présente Politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’Administration et peut être révisée à tout moment par le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Des modifications peuvent être proposées par diverses parties prenantes de Boscoville, qui doivent être soumises par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels.

La présente Politique devrait être révisée au moins tous les deux ans pour garantir sa pertinence compte tenu de la mission de Boscoville, des activités de ses utilisatrices et utilisatrice ou l’utilisateurs et lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.

 

17. Date d’entrée en vigueur

La présente Politique entre en vigueur le 1^er septembre 2023. Elle annule et remplace tous les encadrements à ce sujet précédemment en vigueur.